برای سهولت استفاده ، کلیه مقولات موجود در Microsoft Outlook توسط یک لیست واحد ارائه می شود که به آن Master kategor list گفته می شود.شما می توانید آن را با Outlook ویرایش کنید ، اما هیچ راهی برای صادرات یا واردات لیست وجود ندارد.اگر به طور دوره ای نسخه پشتیبان از لیست Master Master خود تهیه نکردید ، ممکن است هنگام نصب مجدد برنامه نامه نامه یا هنگام عدم موفقیت ، این لیست را به طور کامل از دست دهید.علاوه بر این ، شما نمی توانید با استفاده از ویژگی های داخلی Outlook ، Master Master List را به رایانه دیگری منتقل کنید.هنگام ویرایش دسته ها ، می توانید به صورت دستی یک فایل متنی یا جدول را لیست کنید ، و سپس لیست استاد اصلی دسته ها را از این پرونده به صورت دستی بازگردانی کنید.با این حال ، ناخوشایند ، وقت گیر است و مملو از خطا و اشتباه است.این ابزار رایگان به شما امکان می دهد تا دسته ها را از لیست ردههای اصلی Outlook در یک فایل متنی با فرمت XML ذخیره کنید.پس از ذخیره این پرونده ، می توانید آن را در هر ویرایشگر متن ، حتی دفترچه یادداشت ویندوز ویرایش کنید.این کار هنگام کار با لیست های دسته بزرگ مفید است و به شما امکان می دهد دسته هایی را از منابع دیگر داده اضافه کنید یا از این لیست در برنامه های دیگر استفاده کنید.این ابزار بطور خودکار موقعیت مکانی Master List List را در پروفایل Outlook انتخاب شده تشخیص می دهد.برای صادر کردن یا تهیه نسخه پشتیبان از لیست Master Outlook ، نام پرونده مورد نظر XML را روی دیسک یا شبکه خود قرار دهید و برنامه را اجرا کنید.در صورت نیاز به آنها گزینه صرفه جویی در رنگ دسته ها را تنظیم کنید.پس از اجرای ، گزارشی را در مورد چگونگی ذخیره شدن چند دسته و از کجا مشاهده خواهید کرد.برای پردازش خودکار لیست های دسته بندی از چندین کاربر ، لیست های دسته همگام سازی بین صندوق های پستی و پرونده های داده PST و استفاده از ابزار موجود در پرونده ها و اسکریپت های دسته ای ، از قابلیت خط فرمان استفاده کنید.